Privacyverklaring

Ingangsdatum: 1-1-2024

Datum laatste wijziging: 18-12-2023

Versie: 1.0

Stichting Etuda Onderwijs neemt privacybescherming serieus. In deze privacyverklaring leggen wij o.a. uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd; kortom hoe wij de privacy van alle betrokkenen beschermen. Stichting Etuda Onderwijs (hierna: Etuda) bestaat uit 18 scholen in Goirle, Oisterwijk, Moergestel, Hilvarenbeek en omgeving en omvat daarnaast een bestuurskantoor. Dit zijn de scholen die onder Etuda vallen:

• SBO Mozaik (Oisterwijk)
• De Tovervogel (Oisterwijk)
• BS De Bunders (Oisterwijk)
• BS De Groene Parel (Oisterwijk)
• BS De Coppele (Oisterwijk)
• De Vonder (Moergestel)
• BS Kameleon (Goirle)
• BS Open Hof (Goirle)
• BS De Regenboog (Goirle)
• OBS Den Bongerd (Goirle)
• BS De Bron (Goirle)
• OBS ’t Schrijverke (Goirle)
• De Doelakkers (Hilvarenbeek)
• St. Jozef`(Haghorst)
• Starrebos (Hilvarenbeek)
• De Vlinderakker (Biest Houtakker)
• Wilibrordus (Diessen)
• Torenlei (Esbeek)

Privacybeleid

Etuda verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Een goede en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is een randvoorwaarde voor een veilige leeromgeving en een veilige werkplek.

Wij vragen u als ouders bij aanmelding om verschillende persoonsgegevens in te vullen zoals aangegeven op het aanmeldingsformulier voor leerlingen. Wij vragen u in elk geval om de volgende persoonsgegevens:

Persoonsgegevens van de leerling

Naam, geslacht, geboortedatum, adres, BSN (of tijdelijk onderwijsnummer), land van herkomst en datum in Nederland, gegevens over voorschoolse educatie, school van herkomst, datum aanmelding, datum eerste schooldag, medicijnen, allergieën en eventuele (al dan niet medische) gegevens die nodig zijn met het oog op het kunnen bieden van passend onderwijs.

Persoonsgegevens van u als ouders/verzorgers

Naam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, burgerlijke staat, e-mailadres, relatie tot leerling en ouderlijk gezag, burgerlijke staat, gegevens over de gezinssamenstelling, land van herkomst.

Gegevens nodig voor het geven van onderwijs en begeleiding

Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de vorderingen van uw kind op school, zoals cijfers en gegevens rondom ontwikkeling op educatief en op sociaal-emotioneel gebied. Verder houden wij een verzuimregistratie bij. Wij stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van uw kind. Hierin staan gegevens over resultaten, ontwikkelingen, gedrag en verzuim. Wij zullen daarin bij de overstap naar het voortgezet onderwijs ook een schooladvies en score van landelijke toetsen (zoals Cito) vastleggen. Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om uw kind beter te kunnen begeleiden, waaronder medische gegevens (bijvoorbeeld over dyslexie, ADHD of over een allergie). Wij zullen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een inlognaam en wachtwoord, een IP-adres, de groep waarin uw kind zit en het niveau dat uw kind binnen het leermiddel heeft. Wanneer u een betaling verricht aan de school, kunnen wij uw bankrekeningnummer verwerken.

Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:

• Eventuele voorgaande school
• Eventuele voorgaande kinderopvang (met uw toestemming)
• Eventuele zorgverleners (met uw toestemming)

Van medewerkers verwerken wij de volgende persoonsgegevens

Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, adres

en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, BSN (of tijdelijk nummer), nationaliteit, bankrekeningnummer, kopie identiteitsbewijs. Gegevens met betrekking tot het huidige dienstverband en voorgaande dienstverbanden, opleidingen en kwalificaties, salaris en vergoedingen. Informatie met betrekking tot het functioneren, verlof en verzuim. Persoonsgegevens van de partner van de medewerker (of andere personen) voor noodgevallen: naam en telefoonnummer en relatie tot medewerker. Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van externe partijen, zoals de arbodienst. Gegevens van sollicitanten die een open sollicitatie hebben gestuurd, bewaren wij 6 maanden. Overige sollicitaties worden maximaal 4 weken bewaard na afloop van de procedure, tenzij de sollicitant toestemming verleend om deze langer te bewaren.

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om in brede zin onderwijs te kunnen verzorgen en organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om onderwijs te geven en leerlingen begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van personeel gebruiken wij alleen met het oog op het in brede zin uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Doelen

Wij gebruiken de persoonsgegevens van u en uw kind voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze hieronder voor u op een rij:

• Voor het organiseren en het verzorgen van het onderwijs in brede zin; het geven van onderwijs en begeleiding aan uw kind, het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen van uw kind. Wij zijn in dit verband onder andere wettelijk verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in een leerlingvolgsysteem.
• Om te kunnen beoordelen of Etuda uw kind (passend) onderwijs kan bieden en voor het in beeld brengen van de eventuele extra ondersteuningsbehoefte
• Om u op de hoogte te houden over de ontwikkeling van uw kind.
• Om (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden.
• Ten behoeve van de overgang van uw kind van Etuda naar een andere onderwijsinstelling.
• Voor het berekenen, vastleggen en innen van schoolgeld en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten.
• Ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.
• Ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouderactiviteiten.
• Om uw vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen
• Om leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal.
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Etuda rusten, waaronder verplichtingen uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van personeelsleden:

• Voor de uitvoering van het dienstverband/arbeidsovereenkomst.
• Voor het uitbetalen van salarissen, onkostenvergoedingen, declaraties etc.
• Voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons en/of op Etuda rusten, waaronder verplichtingen vanuit de fiscale wetgeving.

Grondslagen

Etuda moet de verwerking van persoonsgegevens op een zogenaamde grondslag van de AVG kunnen baseren. De verwerking is altijd gebaseerd op een van de volgende juridische grondslagen:

1. Er is door betrokkene toestemming verleend voor de verwerking van persoonsgegevens (bij kinderen: door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene)
2. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is
3. De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Etuda rust
4. De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van iemand anders te beschermen; bijvoorbeeld dringende gezondheidsredenen.
5. De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
6. De verwerking is noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van Etuda of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die om bescherming vragen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.

Beveiligen

Etuda neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van multi-factor authenticatie en versleuteling. Deze maatregelen zijn opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

Etuda heeft de volgende maatregelen geïmplementeerd:

• Er is passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• Etuda neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot persoonsgegevens.
• Etuda zorgt dat de toegang tot systemen beveiligd is door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek.
• Maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico’s, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
• Etuda heeft maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de onderwijsinstelling.
• Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten.
• Wanneer wij persoonsgegevens delen met leveranciers die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hiervoor nadere afspraken zijn gemaakt die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind zijn gewaarborgd.

Bewaren

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is op basis van wet- en regelgeving. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvan we de gegevens hebben ontvangen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. De meeste persoonsgegevens van leerlingen die door Etuda worden verwerkt, worden twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd; het gaat dan om alle onderwijskundige informatie, met uitzondering van het onderwijskundig rapport. Voor het onderwijskundig rapport dat is uitgewisseld met de nieuwe school geldt een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar na uitschrijving van de leerling; dit wordt dus na verloop van die termijn vernietigd. Verder geldt er eveneens een bewaartermijn van 5 jaar voor administratieve gegevens van de leerling, waaronder de datums van in- en uitschrijving, en eventueel verzuim.

Gegevens die Etuda verwerkt van personeelsleden worden in de regel twee jaar na uitdiensttreding van het personeelslid vernietigd. Andere termijnen gelden voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen (5 jaar) en voor gegevens over burgerlijke staat, afstand woon- werkverkeer, salarisadministratie en afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden (7 jaar).

Deelt Etuda persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens zonder uw voorafgaande toestemming alleen met derden om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening van een taak van algemeen belang. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs. Het gaat dan altijd om overheidsinstanties of om leveranciers die in opdracht van Etuda gegevens verwerken. In alle overige gevallen delen wij gegevens alleen met derden op basis van uw voorafgaande toestemming.

Overheidsinstanties

Wij kunnen de persoonsgegevens van uw kind delen met overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om gegevens die wij verplicht zijn om te delen met bevoegde instanties, zoals de onderwijsinspectie en de

Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Of over instanties die belast zijn met een taak van algemeen belang zoals het Centrum voor Jeugd en Gezin. Ook moeten wij persoonsgegevens van uw kind met de nieuwe school delen wanneer hij of zij naar een andere school gaat – deze zijn vastgelegd in het onderwijskundig rapport. Bij een vermoeden van huiselijk geweld kunnen wij een melding doen bij Veilig Thuis of een andere daartoe aangewezen en bevoegde instantie. Als te vaak sprake is van ongeoorloofd verzuim moet dit worden gemeld aan de leerplichtambtenaar en kunnen gegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn in het kader van de taak van de leerplichtambtenaar. De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet zich houden aan de toepasselijke privacyverplichtingen.

Leveranciers

Ook met organisaties die uw gegevens verwerken in opdracht van Etuda (deze worden in de AVG ‘verwerkers’ genoemd) worden persoonsgegevens uitgewisseld. Met deze verwerkers worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens ook daar goed zijn beveiligd en dit wordt vastgelegd in zogenaamde verwerkersovereenkomsten. Het gaat bij deze verwerkers met name om leveranciers van digitale leermiddelen, leerlingvolg- en of leerlingadministratie systemen en clouddiensten. Wanneer er daarbij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden opgeslagen, doen wij dit alleen als er sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Toestemming

Verder delen wij alleen gegevens met derden als u daarvoor vooraf toestemming heeft verleend. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het delen van foto’s in een oudercommunicatie-app of via onze website of social media. Wij hebben uiteraard geen zeggenschap over de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door derden die kennis nemen van onze websites en social media.

Welke rechten heb ik?

U heeft het recht eerder gegeven toestemming in te trekken. Verder heeft u het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of een verzoek te doen om de gegevens te laten verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen. Indien de verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op de grondslag gerechtvaardigd of algemeen belang (de hierboven onder 5. en 6. genoemde grondslagen), dan heeft u het recht om hiertegen bezwaar te maken.

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens? Of heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u contact opnemen met de directeur van de school. Daarnaast kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming dhr. M.P. van Diggele via fg@privacyopschool.nl. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u ook een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).

Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Deze rechten kunt u ook uitoefenen namens uw kind. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens van uzelf of van uw kind of vragen dit gebruik te beperken. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres onderaan deze privacy verklaring. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wilt inzien, corrigeren of aanvullen.

Wij zullen u de gevraagde gegevens binnen 4 weken toesturen of de gevraagde correctie of verwijdering binnen 4 weken verwerken. Verzoeken kunnen echter niet worden gehonoreerd als dit in strijd zou zijn met wettelijke bepalingen of andere zwaarwegende belangen. Een voorbeeld hiervan is een verzoek om gegevens te verwijderen terwijl Etuda deze gegevens vanwege een wettelijke bewaartermijn beschikbaar moet houden. Als dat het geval is zullen wij u hierover informeren en daarbij motiveren waarom niet (geheel) aan uw verzoek kan worden voldaan. Ook dit doen we binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek. Wij rekenen in beginsel geen kosten voor de behandeling van uw verzoek. Een uitzondering kan worden gemaakt als wij menen dat invulling van het verzoek een onevenredige belasting met zich meebrengt. Dat kan bijvoorbeeld zijn als u in korte tijd meerdere informatieverzoeken indient zonder dat daarvoor een specifieke reden is. Of als u vraagt om extra kopieën van reeds aangeleverde informatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Etuda maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft (dat wil zeggen: besluitvorming zonder menselijke tussenkomst met grote gevolgen voor de betrokkene zoals het automatisch afwijzen van sollicitanten).

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. De algemene contactgegevens van Etuda zijn:

Etuda onderwijs en opvang
Schoolstraat 38
5081VH Hilvarenbeek
info@etuda.nl
website: www.etuda.nl

Voor vragen op het gebied van IBP, kunt u terecht bij onze functionaris gegevensbescherming. Deze is te bereiken via fg@privacyopschool.nl